Външният вид на таблицата се оформя чрез форматиране. В Excel могат да форматират клетки, редове, колони, работния лист.
I. Форматиране на клетка
Командата, с която се форматира маркирана клетка (клетки) е Format/Cells. Диалоговият й прозорец съдържа шест диалогови страници: Number (за форматиране на числови данни), Alignment (за подравняване на съдържанието в клетката), Font (за форматиране на шрифт), Border (за задаване на рамка), Patterns (за задаване на фон) и Protection (за защита на въведените данни).
1. Форматиране на числови данни
В диалоговия прозорец на командата Format/Cells/Number съответната категория формат се избира в списъчното поле Category (категория General използва форматите по подразбиране). В областта Sample може да се проследи как ще изглеждат данните, ако се приложат избраните форматиращи параметри (чрез изпълнение на командата). При изменение на формата на числата в клетката се изменя само начинът им на представяне в таблицата, но не и самите данни (те се помнят така, както са въведени).
Задача 1.
• От папката Informatika II отворете файла Formats.xls.
• Чрез команда Format/Cells/Number форматирайте числовите данни.
(Първо маркирайте клетките, които ще форматирате, и след това стартирайте командата!)
1). За колона В
- за клетки В2 и В3 – формат за числа (категория Number), като числата да са с 4 цифри след десетичната запетая (задайте стойност 4 в областта Decimal places), разделител между хилядните (изберете полето Use 1000 Separator (,)), отрицателните числа да са изписани с червен цвят (изберете съответната опция от списъка Negative Numbers:);
- за клетка В4 – паричен формат (категория Currency), два символа след десе¬тичната запетая и паричен символ € (в поле Symbol изберете € Euro)
- за клетка В5 – формат за процент (категория Percentage);
- за клетка В6 – формат за дроб (категория Fraction), разгледайте възможностите за представяне на дроб в списъка Type (проследете ги в областта Sample) и след това изберете формат за дроб Up to one digit (1/4);
- за клетки В7 и В8 – научен формат (категория Scientific).
2). За колона С:
- за клетки С2 и С3 – формат за дата (категория Date), като изберете различно форматиране за двете клетки;
- за клетки С4 и С5 – формат за час (категория Time), като изберете различно форматиране за двете клетки;
• Проверете какви са възможностите за форматиране на числа чрез бутоните от форматиращата лента, като предварително маркирате клетка Е2.
2. Подравняване на съдържанието в клетката
Стандартно текстът се подравнява в ляво, числовата информация – в дясно, а съобщенията за грешка – в центъра на клетката. Стандартното подравняване може да се промени чрез командата Format/Cells/Alignment. Освен по хоризонтала текстът може да се подравни по вертикала, да се разположи под ъгъл. За подравняване също могат да се използват бутоните от форматиращата лента. Бутонът служи за центриране на текста от една клетка спрямо няколко маркирани клетки.
Задача 2.
• Промяна ориентацията на съдържанието на клетка
- Задайте ориентация 90 на съдържанието на клетка А2.
(Format/Cells/Alignment, област Orientation, Degrees: 90)
- Задайте ориентация 45 на съдържанието на клетка А1.
• Сливане на маркирани клетки
Слейте клетките от областта А2:А8.
(Format/Cells/Alignment, област Text control, включете опция Merge cells)
• Центриране на текст спрямо маркирани клетки
Центрирайте текста от клетка В15 спрямо клетки В15 и С15.
(Маркирайте клетките и изберете бутон )
• Пренасяне на текст в рамките на клетката
За клетка Е1 задайте изписване на текста в 2 реда.
(Format/Cells/Alignment, област Text control, опция Wrap text)
• Центриране на съдържанието по вертикала
Центрирайте по вертикала съдържанието на клетки B1 и C1.
(Format/Cells/Alignment, област Text alignment, Vertical: Center)
• Центриране на съдържанието по хоризонтала
Центрирайте по хоризонтала съдържанието на клетките от областта А1:Е1.
(Format/Cells/Alignment, област Text alignment, Horizontal: Center
или бутон от форматиращата лента с бутони.
3. Форматиране на шрифт
Зададените форматиращи параметри важат за маркирани клетки. Ако трябва да се форматира част от съдържанието на клетката се влиза в режим на въвеждане и се маркира съответната част. Шрифта може да се форматира чрез команда Format/Cells/Font или чрез бутоните , .
Задача 3. За клетка В15 задайте шрифт Cuorier New, размер 18 Pt, удебеляване, наклон, син цвят.
4. Задаване на рамка
Рамка на маркирани клетки се задава чрез командата Format/Cells/Border или чрез бутон . При работа с командата може да се избере стил (Style) и цвят на линията (Color), а чрез бутоните в областта Border се посочва къде да се постави рамката.
Задача 4. Задайте двойна рамка със син цвят на клетки В15:С18.
5. Задаване на фон
Фон на маркирани клетки се задава чрез командата Format/Cells/Patterns или бутон .
Задача 5. Задайте жълт фон на клетки В15:С18.
6. Защита на клетки
Стандартно опцията за защита на клетките е включена (Format/Cells/Protection Locked). Тогава ако се зададе защита на работния лист (Tools/Protection/Protect Sheet) или работната книга ((Tools/Protection/Protect Workbook)), съдържанието на клетките не може да се променя. Може да променят само клетки, чиято опция за защита е била предварително изключена.
Задача 6.
• Изключете защитата на клетки В2:Е8
(маркирайте клетките, изберете команда Format/Cells/Protection и изключете опция Locked)
• Задайте защита на работния лист
(Tools/Protection/Protect Sheet, задайте парола PAR в поле Password на диалоговия прозорец Protect Sheet, OK, въведете я отново поле Reenter password to proceed на диалоговия прозорец Confirm Password, OK)
• Изтрийте съдържанието на клетка Е2. А сега се опитайте да изтриете съдържанието на клетка Е1. Excel ви издава съобщение, че информацията не може да се променя. Съдържанието на клетките В2:Е8 може да се променя, но на останалите клетки – не може, тъй като са заключени.
• Отменете защитата на работния лист
(Tools/Protection/Unprotect Sheet, въведете парола PAR в поле Password, OK)
II. Форматиране на ред
Форматирането на ред (маркирани редове) се извършва с команда Format/Row. Командата има четири подкоманди: Height (определяне височината на реда в пунктове), AutoFit (задаване височина на реда според най-дългото съдържание в него), Hide (скриване на ред), Unhide (показване на скрит ред). Височината на реда се увеличава автоматично при увеличаване размера на шрифта или изписване на текста под ъгъл. И още височината може да се промени директно на екрана с мишката чрез влачене на долната ограничителна линия на реда.
Задача 7.
• Промяна височината на ред
- Задайте височина 40 Pt на ред 20.
(поставете маркера в ред 20 и изберете Format/Row/Height: 40, ОК)
- Задайте височина 20 Pt на редове 18 и 19 (предварително ги маркирайте).
• Скриване на ред
- Скрийте редове 16 и 17 (Format/Row/Hide).
• Показване на ред
- Покажете редове 16 и 17 .
(Маркирайте редовете над и под скрития ред(редове), в случая редове 15 и 18 и изберете Format/Row/Unhide);
• Оптимална височина на ред
- Задайте оптимална височина на ред 20.
(Поставете маркера в ред 20 и изберете Format/Row/AutoFit).
III. Форматиране на колона
Форматирането на колона (маркирани колони) се извършва с команда Format/Columns. Командата има пет подкоманди: Width (задаване ширина на колоната в брой символи), AutoFit Selection (задаване ширината на колоната, така че най-дългото съдържание на клетка в маркирана област да се покаже изцяло), Hide (скривана на колона), Unhide (показване на скрита колона), Standard Width (задаване стандартна ширина на колона). Ширината на колоната не се променя автоматично при изписване на дълго съдържание в нея. Тя може да се зададе директно на екрана с мишката чрез влачене на дясната ограничителна линия на колоната.
Задача 8.
• Промяна ширината на колона
- Задайте ширина 15 на колона С.
• Оптимална ширината на колона
- Задайте оптимална ширина на колона В.
• Скриване на колона
- Скрийте колони В и С.
• Показване на колона
- Покажете колони В и С.
(Маркирайте колоните преди и след скритата колона(колони), в случая колони А и D и изберете Format/Columns/Unhide).
IV. Форматиране на работния лист
Форматирането на работния лист се извършва с команда Format/Sheet. Командата има четири подкоманди: Rename (промяна името на работния лист), Hide (скриване на работния лист), Unhide (показване на скрит работен лист, като името му се избира от списък на скритите работни листи), Background (за задаване на фон). Името на работния лист може да се промени също чрез двукратно щракване с левия бутон на мишката върху него.
Задача 9.
• Задайте име “Формати” на работния лист.
• Задайте фон на работния лист
(Format/Sheet/Background, изберете файла Fon.bmp от папката Informatika II)
Задача 10*.
Отворете файла Sample.xls и го форматирайте според зададените в него указания.
V. Маски за форматиране
Маската е удобно средство за форматиране на област от клетки в работните листи от една работна папка. На комбинацията от форматиращи характеристики (параметри): шрифт, размер на шрифта, подравняване и други, се задава име (Style name) и те се запазват. Когато се прилага маската, всички форматиращи параметри се прилагат наведнъж.
Новата маска се създава като се избере клетка, която е форматирана по желания начин с форматиращите параметри, които ще бъдат включени в новата маска (style). Избира се Format/Style… В прозореца Style name се въвежда име на новата маска. За да се дефинира и веднага да се приложи маската към маркираните клетки, се посочва OK, а за да се дефинира маската без да се приложи веднага- Add и Close. За да се променят форматиращите параметри на една вече съществуваща маска, от Style name се посочва името на маската и се избира Modify. От диаголовите прозорци се избират категориите Number, Alignment, Font, Border, Patterns, Protection. Изключват се някои от категориите, които няма да се включат в маската. За да се отмени приложена маска, се избира клетка, върху която е приложена маската и в Style name се избира Normal. Изтриването на маска става с Delete. Не може да се изтрие маската Normal.
Задача 11. Маркирайте област A1:F6 от работен лист Sheet1. С комада Format/ AutoFormat… се извежда списък на готови модели на форматирани таблици. Изберете модел List2. С комада Format/Cells… проверете и си запишете дефинираните форматиращи параметри в клетките A1, A2, A3, A4, A5, A6. С команда Format/Style… създайте свои маски за форматиране maska1, maska2, maska3, maska4, maska5, maska6. В работен лист Sheet2 върху областите A1:F1, A2:F2 и т.н. приложете създадените вече маски maska1, maska2 и т.н. Отменете приложената маска maska2. Изтрийте с Delete maska3. Изберете други модели List1 и др. и създайте свои маски. В работен лист Sheet3 върху областите A1:F1, A2:F2 и т.н. приложете създадените вече маски.
Задача 12. Заредете файла STUDENTI.XLS. Вмъкнете два реда преди първия ред, като в първия ред обедините клетки A1:E1 (Fomat/Cells/Alignment/Merge Cells). Въведете в клетка А1 обяснителен ред към таблицата "Разпределение на обучаваните в университета през периода 1999 г. - 2002 г.". Форматирайте област A1:E1 по Ваш избор. Създайте маска zaglawie.