Microsoft Excel е програма за електронни таблици.
Стартиране на Excel: Start / Programs / Microsoft Excel.
Работният екран на Excel 2002 съдържа: заглавна лента, лента с менюта, поле за задаване на въпрос, ленти с инструменти Standard и Formatting, лента за обработка, съдържаща: поле за адрес (име) (Name Box) , помощни бутони и ред за формули (Formula Bar). Непосредствено под лентата за обработка е разположен екранът на работния лист, под него – лентата на работните листи и хоризонталният скролер, а най-долу – лентата на състоянието, която показва режима на работа, текущата операция или помощни съобщения и др. Вдясно са вертикалният скролер и панелът за задачи (Task Pane).
Основни понятия:
Workbook (Book) – работна книга. Така се наричат документите в Excel. Всяка книга се съхранява в самостоятелен дисков файл с разширение .XLS. Една работна книга може да съдържа от 1 до 255 работни листа. При създаване на нова книга в нея се съдържат по подразбиране 3 листа.
Worksheet (Sheet) – работен лист. Представлява електронна таблица, състояща се от 256 колони и 65536 реда. Редовете са номерирани, а колоните са означени с латинските букви A, B, C, … Z, AA, AB, … AZ, BA, BB, … BZ, … IV.
Всеки работен лист може да съдържа таблици, диаграми и др.
Cell – клетка. Това е мястото на пресичане на ред и колона. Адресът на клетката се образува от буквата (буквите) на колоната и номера на реда: A1, C4, BA20, IV65536.
Активна клетка. Това е клетката, заградена с удебелена рамка. Адресът и съдържанието на активната клетка се показват в лентата за обработка.
Област от клетки. Това е правоъгълна зона от съседни клетки. Задава се чрез адресите на началната и крайната клетка (на горния ляв и долния десен ъгъл), разделени с двоеточие (например B2:D8, A1:A10, C4:E4).
Преместване на активната клетка:
¯ ¬ ® – с една клетка в съответната посока;
Home – на първата клетка на реда, в който се намира активната клетка;
Ctrl + Home - на клетка А1;
Ctrl + ¯ – на ред 65536;
Ctrl + ® – на колона IV (256-та).
При придвижване в работния лист чрез вертикалната или хоризонтална лента (скролери) мястото на активната клетка не се променя.
Въвеждане на данни:
Активираме клетката чрез някой от посочените по-горе начини и започваме да набираме информацията от клавиатурата. Въвеждането се показва едновременно в клетката и в реда за формули. Веднага след започване на въвеждането на база данни режимът на работа (в лентата на състоянието) от Ready (Готов) преминава в режим Enter (Въвеждане) и се появяват помощните бутони в лентата за обработка.
Начини за предаване (запомняне) на данните в активната клетка:
- натиска се клавиш Enter,
- помощният бутон за потвърждение (Enter),
- някой от клавишите-стрелки,
- щраква се върху друга клетка.
Ако данните, които въвеждаме, не трябва да се запомнят в клетката, се натиска клавиш Esc или помощният бутон за отказ (Cancel – Отмени).
Excel автоматично разпознава дали входните данни са числа, данни от тип дата и час, текст, формули.
Числа – ако съдържанието на клетката включва само цифри и някой от символите: десетична точка или запетая (в зависимост от настройката на Windows), +, -, %, $, Е (за експоненциален формат), / (за представяне на дроб, напр. 8 4/9), то се класифицира като число. По подразбиране числата се подравняват отдясно.
Ако широчината на клетката (колоната) не е достатъчна да се покаже числото, се извежда #####. В реда за формули обаче се вижда правилно запаметената стойност! След достатъчно (оптимално) разширяване на колоната, стойността се показва коректно и в клетката.
Дата и час – например 12.05.2004, 26-10-2005, 9/3/06, 14:28, 1:30 PM, 7:15. По подразбиране се подравняват отдясно. Съхраняват се като числа, което дава възможност да се събират и изваждат.
Текст – всички данни, които не могат да се отнесат към друг тип, се възприемат като текст. По подразбиране текстовете се подравняват отляво. Ако въведеният текст е по-дълъг от широчината на клетката, той ще продължи привидно в съседните клетки отдясно, когато те са празни, а когато не са – в клетката ще се покаже част от текста. Но в реда за формули се вижда, че целият текст е запаметен в клетката!
Следователно за съдържанието на активната клетка можем да се ориентираме по съдържанието на реда за формули.
Формули – задължително започват със знака = .
Задача 1. Създайте следната таблица.
1. Въведете таблицата, като имате предвид по-горе споменатите особености при въвеждане на текст. Не разширявайте колоните, ако не се показва целият текст.
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
|
|
1 |
Изделие | Ед.цена | Количество | Ст-ст | % печалба | Отн.дял в % | |
|
2 |
м.костюми |
110 |
6 |
660 |
20 |
||
|
3 |
м.обувки |
53 |
18 |
954 |
19 |
||
|
4 |
м.ризи |
28 |
25 |
700 |
23 |
||
|
5 |
д.сака |
76 |
12 |
912 |
21 |
||
|
6 |
д.ботуши |
85 |
20 |
1700 |
22 |
||
|
7 |
д.обувки |
47 |
15 |
705 |
19 |
||
|
8 |
Общо | ||||||
2. Съхранете таблицата в работната папка на групата под името Oborot.xls, като използвате бутон Save от лентата Standard или команда File/Save.
Маркиране (селектиране):
1 клетка – чрез щракване с мишката върху нея;
област – изтегля се с мишката при натиснат ляв бутон или маркираме горния ляв ъгъл и при натиснат Shift маркираме долния десен ъгъл на областта (само първата клетка от маркираните се счита за активна клетка и не е оцветена);
ред – щраква се върху номера на реда;
съседни редове – изтегля се с мишката при натиснат ляв бутон върху номерата на редовете;
колона – щраква се върху буквата на колоната;
съседни колони – изтегля се с мишката при натиснат ляв бутон върху буквите на колоните;
целия работен лист – щраква се празният правоъгълник над ред номер 1;
несъседни области – маркира се първата област, а следващите при натиснат Ctrl
При маркиране показалецът на мишката има формата на бял кръст.
Задача 2. Изпълнете следното маркиране:
а) клетка C5; д) колона D; з) област B2:C7 едновременно с
б) област A1:C8; е) съседни колони B,C; област F1:F8 (несъседни);
в) ред 6; ж) целия работен лист; и) колони A, D, E едновременно;
г) съседни редове 2,3,4; й) редове 1 и 8 едновременно.
Промяна на широчината на колоните и височината на редовете:
Показалецът на мишката се позиционира върху дясната граница спрямо буквата на колоната (там показалецът се превръща в двупосочна стрелка) и чрез “влачене” се променя широчината в желаната посока. Оптимална широчина на колоната се задава, като вместо да се “влачи”, се щраква двукратно на същото място. Оптимална широчина на колоната е тази, при която се показва изцяло най-дългото съдържание на клетка в тази колона.
Ако трябва да се промени широчината на няколко колони едновременно, те се маркират и се посочва дясната граница на някоя от тях.
Височината на редовете се променя по аналогичен начин, като се посочва долната граница спрямо номера на реда.
За отказване от последното действие (команда), свързано с редактиране (или форматиране) на таблицата, се използва бутон Undo от лентата с инструменти Standard или команда Edit/Undo.
За възстановяване на последното отказано чрез Undo действие (команда) се използва бутон Redo от лентата с инструменти Standard или Edit/Redo.
Задача 3.
1. Задайте оптимална широчина на колони A, B, C, E и F (без D) от таблицата.
2. Съхранете таблицата под същото име (Oborot.xls) и в същата папка чрез бутон Save или команда File/Save.
Вмъкване на колона (ред):
Маркира се колоната (редът), вляво от която (над който) ще се вмъква нова ко-лона (ред) и се изпълнява команда Insert/Columns (Rows). Ако трябва да се вмъкнат няколко колони (реда) едновременно, се маркира съответният брой колони (редове).
Изтриване (отстраняване) на колони (редове):
Маркират се колоните (редовете) и се изпълнява команда Edit/Delete.
Задача 4.
1. Вляво от колона А вмъкнете три нови колони, като маркирате съседните колони А, В и С (без да натискате клавиш Ctrl) и изпълните Insert/Columns.
2. Изтрийте трите вмъкнати колони, като ги маркирате и изпълните Edit/Delete.
3. Между колони E и F вмъкнете нова колона, като маркирате колона F и изпълните Insert/Columns. В клетка F1 въведете думата “Печалба”.
4. Над ред 1 вмъкнете два нови реда, като маркирате съседните редове 1 и 2 (без клавиш Ctrl) и изпълните Insert/Rows. В клетка А1 въведете “Стокооборот”.
5. Между редове 9 и 10 вмъкнете нов ред, като маркирате ред 10 и изпълните Insert/Rows.
6. Изтрийте вмъкнатия ред, като го маркирате и изпълните Edit/Delete.
7. Съхранете таблицата под същото име и в същата папка.
Ако вместо цяла колона или цял ред маркираме клетка или област от клетки, тогава команда Edit/Delete… предлага избор на една от 4 възможности: 1. всички дясностоящи клетки спрямо маркираните клетки, които ще се изтрият (отстранят), да се изместят наляво; 2. всички клетки под маркираните да се изместят нагоре; 3. да се изтрие целият ред (редове) (Entire row) с маркираната клетка (клетки); 4. да се изтрие цялата колона (колони) (Entire column) с маркираната клетка (клетки).
Редактиране съдържанието на активната клетка:
Активира се (маркира се) съответната клетка и се превключва в режим на редакция (Edit) чрез:
- еднократно щракване в реда за формули (по възможност в желаната позиция);
- двукратно щракване в клетката; – клавиш F2.
Следователно редактирането на съдържанието на клетката може да стане както в реда за формули, така и в самата клетка. Редактираните данни се въвеждат (запомнят) в клетката по някой от посочените по-горе начини. От редактирането (преди да сме го потвърдили) можем да се откажем чрез Esc или бутон .
Старото съдържание на активната клетка може да се замени изцяло с ново в режим на въвеждане (Enter), като се въведе новото съдържание и се потвърди.
Задача 5. 1. Редактирайте съдържанието на клетка D3 от “Ст-ст” на “Стойност” (задължително в режим на редакция).
2. Заменете съдържанието на клетки B4 и C7 съответно със 120 и 11. Обърнете внимание, че стойността на съответните изделия не се променя автоматично след корекцията на единичната цена и количеството. Вие също не я променяйте!
Изтриване съдържанието на клетки:
Клетките се маркират и се натиска клавиш Delete или се избира команда Edit/Clear/Contents. (Чрез Edit/Clear/All се изтрива не само съдържанието, а и форматирането на маркираните клетки, ако имат такова.)
Задача 6. Изтрийте наведнъж съдържанието на клетките от област D4:D9.
Използване на формули:
Формулите могат да съдържат константи, адреси на клетки, функции, оператори и др.
| Елементи | Примери |
| Константи | 12, 100, 0,2 |
| Адреси на клетки | B4, E6, F4:F9 |
| Функции | SUM( ) /сума/, AVERAGE( ) /средна аритметична стойност/ |
| Оператори |
+ (събиране), – (изваждане), * (умножение), / (деление),
^ (степенуване), % (процент – означава вътрешно деление на 100 на числото, след което се пише) |
Ако една формула съдържа повече от един оператор, то с най-висок приоритет е отрицателният знак, следван от процентния оператор, степенуването, умножение и деление, събиране и изваждане, и т.н. Операторите с еднакъв приоритет се изпълня-ват от ляво на дясно. За промяна на приоритета се използват само кръгли скоби.
Въвеждането на формулата в активната клетка задължително започва с = (пред него не се оставят интервали).
При правилно въведена формула, в клетката веднага се появява резултатът от изчислението, а самата формула се вижда в реда за формули (Formula Bar).
Адресите във формулите могат да се задават по два начина: чрез посочване (маркиране) и чрез директно въвеждане от клавиатурата.
При изчисляване на формула адресите се заменят с актуалното съдържание на съответните клетки. Затова при промяна на съдържанието на клетките, участващи във формулата, автоматично (по подразбиране) се преизчисляват резултатите!
Задача 7. В клетка D4 въведете формулата =B4*C4 , а в клетка F4 – формулата =D4*E4/100 . Не забравяйте, че адресите се пишат задължително с латински букви (може и малки) и пред знака = не се оставя интервал! Съхранете чрез File/Save.
Копиране (преместване) на данни:
I начин: Копирането (преместването) на данни се извършва чрез буфера Clipboard (аналогично на другите приложения, работещи под Windows). За целта:
Excel дава възможност една клетка или област от клетки да се копира в много клетки (области). За целта трябва да се повтори няколко пъти само точка 2. Движещият се пунктир изчезва при натискане на Esc (и при някои други действия).
II начин: Маркира се клетката (клетките) с данните, посочва се удебелената рамка, така че показалецът на мишката да се превърне в бяла наклонена стрелка, сочеща в четирипосочна стрелка, и при натиснат ляв бутон се “влачи и пуска” (drag and drop), т.е. се премества на новото място (без да се запазва на старото). Ако едновременно с това се държи натиснат клавиш Ctrl, към бялата стрелка се прикрепва малко плюсче и тогава се осъществява копиране на данните.
Задача 8. Изпробвайте различните начини за копиране и преместване на данни, като веднага след това се отказвате от извършеното действие (команда) чрез бутон Undo или Edit/Undo.
Видове адреси на клетки:
-относителни адреси – променят се автоматично при копиране на формулата в други клетки. Относителните адреси са най-често използваните от потребителя и се задават по познатия вече начин, напр. A1, C4, B2:D8.
-абсолютни адреси – използват се, когато адресът на клетката не трябва да се променя при копиране на формулата в други клетки. Това се указва с $ пред буквата на колоната и номера на реда, напр. $F$10.
-смесени адреси – използват се, когато при копиране на формулата само коло-ната или само редът в адреса не трябва да се променя и се указва с $, напр. $C7, D$5.
Копиране на формули:
I начин: 1.Маркира се клетката с формулата и се изпълнява Edit/Copy или .
2. Маркира се клетката или областта от клетки, в които ще се копира формулата, и се изпълнява Edit/Paste или .
II начин: 1. Маркира се клетката с формулата и се посочва квадратчето (манипулатора) за запълване в долния десен ъгъл на удебелената рамка, при което показалецът на мишката става черно кръстче.
2. При натиснат ляв бутон се изтегля в съответната посока до последната клетка, в която ще се копира формулата (това е методът Auto Fill).
Задача 9.
1. Копирайте формулата от клетка D4 в областта D5:D9 (по първия начин).
2. Копирайте формулата от клетка F4 в областта F5:F9 (по втория начин).
3. Убедете се, че адресите са се актуализирали автоматично, като щракате във всяка клетка поотделно и гледате в реда за формули.
4. В клетка D10 въведете формулата за сумиране стойността на всички изделия: =SUM(D4:D9)
5. В клетка F10 изчислете сумата на печалбата, като маркирате областта F4:F9 и натиснете бутона за автоматична сума (AutoSum) от лентата с инструменти Standard. Проверете формулата, като щракнете в F10.
6. В клетка G4 въведете формулата за изчисляване на относителния дял в % на печалбата за съответното изделие: =F4/$F$10*100
7. Копирайте формулата от клетка G4 в областта G5:G10 (по втория начин). Убедете се, че абсолютният адрес $F$10 не се е променил при копирането на формулата, което е необходимо за правилното изчисляване на относителния дял. Ако в тази формула вместо абсолютен адрес бе използван относителен, т.е. F10, то при копирането той щеше да се актуализира и щеше да се получи съобщение за грешка #DIV/0! (деление на нула) поради използване на празни клетки при делението.
8. Съхранете таблицата под същото име и в същата папка чрез File/Save.
Именуване на работни листи:
Щракнете двукратно върху етикета на листа , който искате да именувате, въведете името (до 31 символа) и потвърдете с Enter.
Вмъкване на нови работни листи:
Чрез еднократно щракване върху етикета му, изберете (активирайте) листа, вляво от който искате да вмъкнете нов лист, и изпълнете Insert/Worksheet.
Изтриване (безвъзвратно отстраняване) на работни листи:
Изберете листа и изпълнете Edit/Delete Sheet. Ако в листа има данни, се появява предупреждение, че те ще бъдат безвъзвратно изтрити при потвърждаване.
Преместване на работни листи в работната книга:
Изберете листа (етикета му) и при натиснат ляв бутон го преместете на съответното място (там, където сочи черното триъгълниче).
Именуването, вмъкването, изтриването и преместването на работни листи не могат да бъдат отменени чрез Undo .
Задача 10.
1. Задайте име Stokooborot на работния лист Sheet1.
2. Вмъкнете нов работен лист вляво от Sheet2.
3. Преместете новия лист след Sheet3.
4. Изтрийте лист Sheet3. Съхранете окончателно чрез File/Save.
Автоматично запълване на клетки:
За целта се използва по-горе споменатият метод Auto Fill, чрез който бързо автоматично се въвеждат последователни данни в желаната посока на запълване.
Задача 11.
1. Отворете файла Stoki.xls от папка Informatika II на диск D: чрез File/Open…
2. Изтрийте наведнъж съдържанието на областта А4:А14 (вижте Задача 6).
3. В клетка А5 въведете текста: Артикул 1
4. Запълнете автоматично клетки А6:А14 с последователност от данни, като маркирате клетката с началната стойност, т.е. А5, посочите квадратчето за запълване в долния десен ъгъл на удебелената рамка (показалецът се превръща в +) и изтеглите с мишката надолу до А14 включително. Получи се от Артикул 1 до Артикул 10.
5. Стеснете колона А толкова, че да се вижда изцяло текстът “Артикул 10”.
6. В клетка D5 въведете формулата =B5*C5 и я копирайте в D6:D14.
7. В клетка D15 изчислете автоматична сума за областта D5:D14 чрез бутон .
8. В клетка Е5 въведете формулата =D5*1,2 и я копирайте в E6:E14.
9. В клетка E15 изчислете автоматична сума за областта E5:E14.
10. Съхранете таблицата в работната папка на групата под името Stoki1.xls чрез команда File/Save As…
Задача 12*. 1. Отворете файла Firma.xls от папка Informatika II на диск D:
2. В клетка Е5 изчислете сума за областта B5:D5 и копирайте формулата в Е6:Е8.
3. Довършете таблицата с необходимите формули в колона G и ред 9.
4. Съхранете таблицата в работната папка на групата под името Firma1.xls